鍾子磊會計師談: 如何應付國稅局查帳

你收到國稅局IRS的信了，你會問自己，怎麼辦？國稅局要查我的稅嗎？先不必驚慌，看清來信再說。

一、國稅局通知(Notice)

(一) 你的來信右上角有否CPXXX兩個字母，如果有，好消息，這不是查帳，只是一個電腦自動產生的通知，它是非常簡單來處理的。有四類這樣的通知：

1. 糾正錯誤通知

2. 罰款計算通知

3. 利息計算通知

4. 少付稅通知

雖然這不是查帳，只是通知，但你仍然要及時回复，否則，這個通​​知上列明的次日會成為永久性的記錄。如果你認為自己有困難來處理這類事情，請委託你的會計師或其他專業會計師為你處理。會計師為你省下的時間和金錢，通常多於你自己做又做錯產生的時間和金錢的費用。

二、通信查帳(Correspondence Audit)

(二) 如果你收到的信有如下內容：

Dear Mr. Or Ms:

We're examining your Income Tax Return. We need you to provide and verify the following checked items claimed on your return……

TSchedule C

如果你收到以上來信，那麼你收到了國稅局的通訊查帳通知。通訊查帳是各種查帳當中最簡單的，你不必和國稅局的審計員面對面。通訊查帳通常用來比較直接的事情。比如，國稅局可能要求你寄出一段時間你買賣股票的記錄來確認你的盈收是否屬實，如果你有買賣股票。或者會要求你提供公證行(Escrow)的Closing Statement結算單，如果你有買賣房屋的話，而且修改過的稅表1040X通常通過通信來驗證。

通常有三種通信查帳：

1. 問答式和Checkbox

2. 檢驗清單和Checkbox

3. 建議改變

對於第一類和第二類，你需要寄給國稅局所列的項目並回答是否屬實。對於第三類，稅務局已確定他們會改變你的稅表而不需你來確認。對於第一類、第二類通信查帳清單和Checkbox已指明你需要提供的文件，在寄出之前要做複印留底，郵寄最好用Certified Mail，帶有簽字回執。

寄給國稅局的文件只要用複印件即可，原件要自己保留，萬一原件寄給了國稅局，你將永遠要不回來了。給國稅局通信一定要寫一個Cover Letter上面。如果你仍有問題，你可以上網：www.irs.gov或電：1-800-829-1040，耐心等待，或把你的麻煩交給你的會計師。

三、國稅局辦公室查帳(Office Audit)

(三) 如果你收到信上有數字2202，那麼你收到一個到國稅局辦公室去的查帳。你將會和IRS查帳員面對面交流。辦公室查帳是最普遍的查帳，大約50%的查帳會在國稅局辦公室進行。具體查帳內容已在國稅局給你的信中列明。在信中，國稅局建議一個時間和日期請你去國稅局的辦公室去查帳，或者信上要求你打個電話來預約會面。在以上兩種情況你都必須打電話給國稅局，確認時間和日期。

下一步是要將信上要求的項目圈起來，找出與你的記錄有關的文件，編號整理分類，同時復印留底。在國稅局辦公室的審查，你只需要準備和信件有關的問題，其它的不必準備。一旦審計開始，你必須建立你的可信度，如果你向國稅局審記員說一次謊，他可能永遠都不再相信你的話。如果對於相關問題你不能回答或不確定，告訴他事實，並回答你不知道或你不確定。你也可以要求更多時間來準備，但一定要記清要跟踪的每一件事情。

如果你確定你稅表上的問題是事實，國稅局犯了錯誤，你當然要為自己辨護。如果你能用事實和文件來證明，那你將立於不敗之地。比如很多人都會收到1099表，很多人都會有減掉很多費用，這些通常會列在稅表1040 Schedulec。這些費用必須被證明是合理和必要的。又比如某大會計師為某大富翁報稅時，為了能減稅，用汽車費用來遞減，因為一英哩可以減少0.48的收入，於是會計師設計了巨大的抵稅額，但國稅局推算回來發現該富翁需要每天開車二千英哩才能抵掉這些費用，因此成了笑話。
如果你丟失了某些文件，也不必驚慌。你可以有各種各樣的方式來彌補。如果你是公司老闆，七十五美金以下的報銷可以不用收據。如果有大宗開銷而記錄又在大火或搬家中丟失，你可以找到相關信件或任何與此有關的東西來代替。比如你有裝修辦公室，而裝修的文件和承包商都不見了，你可以用圖片來代替，也可以用和房東的通信往來證明費用。

審訊員通常會問你一個問題：“你的收入都有報嗎？”

如果沒有，不必為它爭辨，承認你沒有報的部分。通常人們會忘記利息和1099所得，如果你的W-2或1099有錯誤，或國稅局有錯誤，你可以要求時間來改動它。

不要認為你沒有任何收入就不必報稅，如果你報的收入接近貧困線，國稅局審證員會問你是如何生活的？所以你要向國稅局講明你的存款、親屬幫助、殘障生病補助金和其它不必報稅的收入。以下幾點也需注意：

1.負擔(Dependent)免稅額

如果你將你父母做為你的負擔，那麼你必須能證明你有提供他們50%的生活費用。同樣，如果你​​是離婚的父母，但宣稱孩子是你的負擔，你也許要證明你有權這樣做。比如要出示付給小孩的撫養費的銀行回抵支票以及離婚協議中誰撫養小孩。

2. 如果你宣稱盜竊損失

你必須能證明明所有清單上的東西用報警報告、相片、購買收據和保險索陪單據。

3. 慈善捐款

以前國稅局對此要求較鬆，但現在要求較嚴，最好用支票來做善事而不要用現金。

4. 雇主不返還的僱員費用

如果你不是自僱，即你有w-2表。但你羅列了一些如汽車、旅行或家庭辦公室的費用，國稅局對此非常計較和持懷疑態度。如果你的雇主不返還此類費用的話，一定要有書面證明。我所做過的審記就有很多此類。我服務的報稅人被要求證明所有的汽車費用。一年365天，每一天的活動目的地，旅館的收據、餐館的費用等等，非常麻煩。

5. 如果你用綜合抵稅額

如果你不用標準抵稅額而用綜合抵稅額，你要將所有的房屋利息1098表、地產稅的單據及自付保險單的金額列清，準備好並留存五年。

四、在報稅人的公司或家庭查帳(Field Audit)

如果你收到的國稅局信上有“3253”數字，那麼你收到了國稅局要到你的公司或家裡查帳的通知。這種查帳稱做Fie​​ld Audit。許多收到這種查帳的是一些國稅局懷疑沒有全部申報所得的雇主和將家庭費用或個人費用當做公司費用的小雇主。因此，Field Audit集中在沒有申報的收入，確認公司費用是否正確，賣掉公司資產，出租房屋收入及將僱員定義成承包商或將承包商當成僱員。

對於此類查帳，準備方式和以上二類和三類一樣，首先要預約時間，預約時間時，請要求至少一至二個月來準備，這樣你才能有足夠的時間。如果你有自己的會計師，請你的會計師為你準備一切，但你需要簽一份委託書，Power of Attorney，這樣你的會計師就可以為你做一切了。

如果你不想請會計師，你要自己細心研究自己的1040稅表或公司的1120表。

請切記，國稅局選上審核你和你的公司，不是任意或隨意的，一定是稅表上的東西引起了他們的注意。這種Field Audit最難準備，因為國稅局並不告訴你他們將查什麼。他們將會查所有收入和支出。但易被查的行業都大致有譜：如餐館、加油站、帶有餐廳的旅館、賭場、律師、音樂製作公司、連續虧損數年卻仍在經營的公司、以前盈利但去年報虧損卻拿到或想拿到退稅垮支票的個人或公司、有很大的Schedual C費用抵減的個人等。當然遠不止這些，這只是我本人的經驗。

同樣，準備審核的方式和以上都一樣，要有次序，要將文件準備得井井有條。同時要知道，國稅局審計員要看的是什麼，請到www.irs.gov，找到Form4700和Form4700 Business Supplement，然後你就會學到很多心得體會。最最重要的一點，要讓國稅局確信你是誠實的，你的會計師是誠實的。

最好的對付查稅的辦法是不被查稅。所以請專業和認真的會計師把你的稅做好，做準確是最好的預防辦法。不要為了省稅和退稅，編造一些費用和減稅項目而得不償失。

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