审计二 您的公司为什么需要内控 - 职能划分 | Michelle Wu CPA吴会计师倾力详解

内部控制的重要性和对于审计的关联

职能划分

公司企业对于审计和内部控制也愈来愈重视，两者之间也有着很大的关联。为了能够在审计过程中更好地利用内部控制, 就要提高内部控制的有效性, 逐渐完善内部控制制度, 使审计风险降至最低。关于公司内部控制有很多不同的内容，今天我们先来探讨公司内部控制中的职能划分(Segregation of Duties 简称SOD).

首先分享一个发生在马萨诸塞州的真实案件。一名叫做普林斯的员工在一家生命科学技术公司担任办公室经理，负责处理公司的应付账款，但从2005年到2015年5月，从她的雇主贪污了超过130万美元。普拉斯在波士顿美国地方法院认罪，她将面临最高30年监禁和每项银行欺诈罪的$1,000,000罚款。2005年起，普林斯利用办公室经理的职位偷取了公司数百张支票，伪造了老板的名字并将支票存入了她的个人银行账户和支付给她的儿子。为了隐瞒她的犯罪行为并避免被发现，普林斯删除了银行寄回的支票副本并且她伪造了记账软件程序的条目，使被盗的支票看起来好像是用来支付合法供应商的。

什么是职能分离/划分

职能划分(SOD) 是公司企业风险管理和内部控制的基本组成部分。职能划分的原则是责任分担的关键流程，该流程的关键功能是要求某些关键职责下放到多个的部门或工作人员承担，以避免或减少发生差错和弊端。通过在多个利益相关者之间分配关键职责可以降低欺诈风险，因为现在更困难了，并且多个利益相关者可以互相检查彼此的工作，从而降低错误风险。

如果没有职责分离，这种情况清楚地表明了会产生很严重的后果。在这种情况下，授权签发支票的员工不允许执行存入支票或执行簿记的职责。在理想情况下，应该有不止一个人管理一个职能。 在公司内担任多个职能角色的员工可能会滥用其分配的权力，因此需要进行职责分离。 任何公司都不应低估职责分离的重要性。

一般情况下，以下这些职能应在不同的员工之间执行：文件批准，会计与对账，资产托管。以下是职能分离的具体例子：

·         批准公司流水账目的人不能由将流水账目记录的同一个人执行。

·         申请购买公司物品的人不应是批准购买的人执行。

·         批准购买公司物品的人不应是核对每月财务报表的人负责。

·         批准购物公司物品的人不应能够获得公司支票的保管权。

·         核对公司流水记录的人不应能够获得公司支票的保管权。

·         管理收到支票清单的人不应是存款的人。

·         管理收到支票清单的人不应是维护应收帐款记录的人。

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Michelle Wu, CPA

加州注册会计师，美国电算会计师事务所的主理合伙人

*南加华人专业人士协会会长2008-2009。

*中美会计师协会会员。

*美国南加州湖南同乡会理事。

任职十余年电算会计师事务所CEO, 主理合伙人,注册会计师。 

精通企业税，查账，美国上市IPO，商标注册。

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