【法訊】加州發布最新薪酬數據申報指南| 鄭博仁聯合律師事務所

法律 時間:03/24/2025 瀏覽: 521
【帕薩迪納】加州民權部門（CRD）近日發布了2024年薪酬數據報告週期的更新指南。此次更新對種族/族裔類別進行了重大調整，而其他大部分報告流程則保持不變。

前檢察官、亞凱迪亞市市長，現任亞市市議員、南加州知名審判出庭律師鄭博仁(Paul P. Cheng, Esq.）表示，2024年加州薪酬報告的提交截止日期為5月14日，報告平台已於2月3日開放新報告的提交。加州要求涵蓋的雇主提交其自身員工的薪酬報告以及勞務承包商員工的報告。

鄭律師表示，加州法律規定，擁有100名或以上員工的私營雇主（包括通過勞務承包商雇用的員工）必須每年向CRD提交薪酬數據報告，詳細說明員工薪酬、人口統計數據及其他勞動力數據，包括按種族、族裔和性別劃分的每個職位類別的平均和中位時薪。未遵守規定者，首次違規可能面臨每名員工100美元的罰款，後續違規則可能面臨每名員工200美元的罰款。

種族/族裔類別的變更

在2024年的報告週期中，CRD新增了「中東或北非」（MENA）作為新的種族/族裔類別。此變更是基於美國管理與預算辦公室（OMB）去年修訂的《種族和族裔數據標準統計政策指令第15號》。

最新發布的《加州薪酬數據報告手冊》將此類別定義為「起源於中東或北非任何原住民族的個人，例如黎巴嫩人、伊朗人、埃及人、敘利亞人、伊拉克人和以色列人。」2024年報告週期的另一項變更是，將原先的「兩種或以上種族」類別更改為「多種族和/或多族裔」。此外，「夏威夷原住民或其他太平洋島民」類別中的「其他」一詞已被刪除，現為「夏威夷原住民或太平洋島民」。2024年的報告材料提供了包含這些變更的更新種族/族裔/性別代碼。

CRD指示雇主，若相關信息可用，應將員工歸入新的MENA類別。若該信息不可用，雇主可根據美國平等就業機會委員會（EEOC）關於EEO-1調查中種族/族裔報告的指引，繼續按以往方式報告這些員工。

例如，若雇主擁有員工自我識別的信息，且MENA為可選類別，則雇主可使用該信息來顯示哪些員工選擇了此類別。另一方面，若該信息不可用，雇主可根據2023年EEO-1指引處理這些員工。根據2023年EEO-1指引，中東和/或北非裔個人歸類於「白人」種族/族裔類別。這意味著，雇主若已根據先前的EEO-1指引收集了自我識別信息，可繼續使用該信息進行報告，無需重新收集自我識別信息來完成2024年報告。

多項內容保持不變

除了種族/族裔類別的變更外，2023年的許多報告標準在2024年仍保持不變，包括以下內容：
  • CRD未更新關於哪些員工屬於勞務承包商員工並應納入2024年報告的指引。此前有希望CRD會提供更多信息以幫助雇主理解此要求，但提供的信息似乎與去年的常見問題解答（FAQ）幾乎相同。
  • 2023年使用的12個薪酬區間在2024年保持不變。每位報告員工的2024年W-2薪酬將用於將其歸入這12個薪酬區間之一。
  • 鼓勵客戶雇主向CRD報告未提供所有必要報告數據的勞務承包商，但這並非強制要求。與2023年報告週期一樣，FAQ指出，客戶雇主「應」通過電子郵件向CRD報告未提供所有必要信息的勞務承包商。CRD要求客戶雇主在郵件中提供勞務承包商的名稱、地址、聯邦雇主識別號碼和州雇主識別號碼，以及獲取所需信息的努力證明。
  • 2024年報告繼續要求提供與2023年報告相同的遠程員工信息，包括識別哪些員工為遠程工作，以及哪些遠程員工居住在加州內外。
  • 2024年指引重申，勞務承包商必須提供數據顯示其員工被指派工作的客戶雇主機構，而不應提供顯示其自身機構的數據。自勞務承包商員工報告開始以來，這一點一直存在混淆。
新增參考資源

CRD發布了更多資源以幫助2024年報告週期的提交者。CRD首次發布了《2024年加州薪酬數據報告手冊》。在之前的報告年度，CRD曾發布FAQ及其他指引，但今年之前並未提供手冊。該手冊共23頁，內容包括哪些雇主必須提交報告、如何提交報告以及其他報告要求。

與有時難以理解的FAQ不同，手冊的組織結構提供了更易於使用的薪酬數據提交指南。然而，FAQ仍可能需要參考，因為其中包含可能對提交者重要的額外細節。

2024年報告週期的另一項變更是，薪酬員工和勞務承包商員工報告模板的填寫說明不再作為每個模板中的標籤，而是單獨發布為10頁的文件。這些說明比往年報告週期的說明標籤提供了更多細節。

律師鄭博仁(Paul P. Cheng, Esq.）表示， 兩套說明均包括概述部分、逐步說明，以及關於單一機構和多機構報告的討論，隨後是對模板中每一列的詳細說明。這些說明提供了有關所請求數據、接受的數據類型及字符限制的重要信息。這些更新的說明文件以及手冊是CRD用戶資源的優質補充。現在可能是雇主評估其準備提交2024年加州薪酬員工和勞務承包商員工薪酬數據報告的好時機。

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