有關電子I-9表格審核注意事項

I-9表格是僱主審核僱員身份和工作資格的表格，所有僱主在美國僱用新的僱員時都必須使用I-9表格對新僱員的工作資格進行審核。1986年移民改革和控制法案（The Immigration Reform and Control Act of 1986）禁止美國僱主聘用沒有工作許可的外國人。根據此法律，所有美國僱主從1986年11月6日起僱用人員在美國工作時都必須通過填寫I-9表格來核實此僱員的移民身份和在美國的工作許可，包括美國公民和綠卡持有者也必須填寫I-9表格。那些明知僱員沒有在美國合法工作許可但仍然開始聘用或繼續聘用該員工的僱主可能會受到民事或刑事處罰。填寫的I-9表格不需要向移民局或其他政府部門遞交並且沒有任何費用，但由僱主必須妥善保存I-9表格以便可以隨時向檢查的政府官員出具。僱主必須將填寫的I-9表格保留最少3年或該僱員離開公司後一年，以時間長者為準。

隨著電腦的廣泛使用，移民局下屬的國土安全調查部門（Homeland Security Investigation,簡稱HSI）的特工人員（special agents）和稽查員（auditors）在審核I-9記錄時遇到越來越多的僱主用電子I-9表格進行審核的情況，為此移民局於2012年8月22日發佈了一份如何審核電子I-9表格審核所需材料及要求的備忘錄，專門為國土安全調查部門的特工人員和稽查員就收集電子I-9表格審核證據的要求提供指導以便決定在違反規定的情況下如何進行罰金處罰。下面我將對此備忘錄的主要內容向大家做一個簡單介紹，供參考。

美國移民和海關執法部門的I-9表格僱傭資格審核的電子簽字和存儲最終規定（U.S. Immigration and Customs Enforcement』s Electronic Signature and Storage of Form I-9, Employment Eligibility Verification Final Rule））在2010年8月23日正式生效。此規定對有關規定進行了修改，允許僱主通過電子形式填寫和存儲I-9表格。此規定同時還對有關文件的審核跟蹤（audit trails）的法律要求進行了修改。任何時候通過電子形式填寫、完成、更新、修改，或更正I-9表格有關記錄，必須同時創造一份安全和永久的審核跟蹤記錄顯示I-9表格填寫或修改的日期，經手人員和填寫或修改內容。另外，此規定還列出了電子I-9表格的具體標準。為了確保電子I-9表格的審核符合以上規定，移民局的備忘錄特別指示國土安全調查部門的特工人員和稽查員在進行電子I-9表格審核時向僱主所需收集的信息和文件的審核跟蹤的內容。瞭解這些要求有助於僱主在準備電子I-9表格時遵循正確的程序並保存有關重要信息以便在移民局的I-9有關審核時符合要求並順利通過。

根據移民局的備忘錄，國土安全調查部門的特工人員和稽查員在進行電子I-9表格審核時應當向僱主收集填寫和修改I-9表格所使用的軟件產品的名稱以及任何與填寫和修改I-9表格有關的內部運作程序，安全和質量保證措施等。被審核的僱主還應當提供如何查詢具體僱員的電子I-9表格的檢索系統以及有關電子個人簽名和宣誓（attestation）的記錄。

所有電子I-9表格文件的審核跟蹤材料必須包括接觸I-9表格文件的日期和時間，接觸I-9表格文件人員的姓名以及對I-9表格文件所做的行動（如為某人設立I-9表格，填寫僱員個人信息，僱員宣誓，僱員簽名及簽名日期，表格準備人或翻譯證明，表格中A、B和C項證明文件名稱、號碼和過期日期，僱主簽名及簽名日期，表格中A、B和C項證明文件更新記錄，僱主簽名及簽名日期，表格中1、2或3部份完成後任何改動記錄。）。

以上是移民局於2012年8月22日發表的如何審核電子I-9表格審核所需材料及要求的備忘錄。雖然此備忘錄是為指導美國國土安全調查部門的特工人員和稽查員進行電子I-9表格審核之用，瞭解有關內容能夠幫助僱主在準備I-9表格時遵循正確的程序並保存有關重要信息以便在移民局的I-9有關審核之用。

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資料來源：大紀元