保留或銷毀？「財務文件」安全至上

電子化的時代有愈來愈多文件可以電子檔形式呈現，譬如薪資單、機票與電影票等，但許多民眾似乎仍捨不得拋棄紙本對帳單（financial statement）。

大銀行與金融服務機構做的調查也顯示，儘管現在很容易停止接收紙本改收電子檔案，但許多人仍傾向於收到郵寄的紙本對帳單。

嘉信理財（Charles Schwab）平台與產品管理資深副總裁羅素說，該行多數新客戶都選擇收到電子對帳單，而老客戶則比較不願做出改變。

目前嘉信理財有三分之二的買賣確認訊息以電子檔寄發，但對帳單中僅43%以電子檔形式寄發。花旗集團（Citigroup）表示，約37%客戶選擇接收電子對帳單，比例高於三年前的25%。先鋒集團（Vanguard）則說，46%客戶選擇接收紙本對帳單。

華爾街日報指出，捨棄紙本改收電子對帳單，通常可使家中更為整潔，不致到處堆積紙張，整理起來也更為方便。不過，民眾在實際接納電子對帳單時，應注意以下幾點：

一、瞭解應該保留的文件。一般人保留對帳單的主要理由，是為隔年申報所得稅預備材料。但個人若無計畫就冷暖氣與電話費申報商業減稅項目，其實不需要保留這些每月帳單。

不過，基於國稅局（IRS）要求，最好的情況是在申報所得稅後，保留至少三年跟個人收入、支出與抵減項目有關的對帳單，譬如退休帳戶提存、慈善捐款與房貸利息繳款等紀錄。

國稅局若懷疑你少報收入至少25%，可能要求回溯至多六年的對帳單紀錄。若最終定罪，回溯期間將無上限。

有自行買賣股票者需更為小心。就算持有期間長達幾十年，投資人在賣出股票時，都需申報當初的購買成本。若申報投資虧損抵後（loss carry forward），即將投資虧損分攤至三年抵減，則需保留這三年內的所有相關文件。

加州會計師兼稅法律師海斯勒說，同樣的，屋主也應保留房屋裝修或擴建的支出紀錄，至少到出售房子的三年之後，儘管屆時工程可能已經完成很多年了。此外，依各州法令對紀錄的回溯期限不一，加州的期限是四年。

二、為電子檔做好備份。專家建議，個人若以電子檔案儲存重要文件，最好在不同地點同時存有兩份。譬如在電腦硬碟與外接硬碟各存一份。

StorageMojo.com首席分析師哈里斯說，「電子檔案的問題就是隨時有可能損毀」。他通常每天晚上備份資料到外接硬碟，偶爾並額外備份至雲端儲存空間。

以不同方式備份電子資料的另一原因，是科技與時俱變，譬如以前拷貝至光碟（DVD）的電子資料，如今可能已開始有讀取困難，許多新的電腦也不再配備可讀取CD或DVD的光碟機，行動裝置則肯定沒有這項讀取功能。

當然，投資人若不慎忘記備份資料，仍有機會向銀行求助。嘉信理財與富達投資皆為客戶保存至多10年的電子交易對帳單，摩根大通銀行（JPMorgan）則為銀行客戶保留七年的電子對帳單。

其他金融服務機構則沒有這麼大方。花旗僅讓客戶線上存取一年以內的電子對帳單，索取七年內的則需等到隔日才可供存取。美商銀則開放客戶線上存取至多18個月的電子對帳單。

三、採取資安措施。投資人需牢記的是，外接硬碟隨時有可能掛點，雲端儲存服務也可能關閉。在選擇雲端儲存服務的時候，投資人也應仔細檢查保安聲明。

個人若擔心電腦遭盜用，則應設定開機密碼。目前多數電腦也提供檔案轉碼（encrypt）功能，設定密碼後除了你之外的使用者便無法讀取檔案。

明尼蘇達州科技顧問公司StorageIO資深分析師Grey Schulz建議，可設定破解難度高的密碼，但也不要過於複雜，導致你得寫在紙條上貼在某處才不會忘記。他說，「保護密碼就得像保護你家鑰匙一樣」。

四、丟棄前應先銷毀。為避免身份竊盜的問題，個人在拋棄對帳單前應先用碎紙機銷毀，或者丟棄舊的外接硬碟之前也應先銷毀內存資訊。若想把舊電腦丟棄或捐出，也必須先銷毀硬碟內的所有個人資訊，以免遭不肖人士盜用。

資料來源：worldjournal